Datenschutzerklärung

Die Kurzfassung: Die Kerndaten von GradeGrid liegen auf dem Gerät der Lehrkraft und optional in der privaten iCloud-Datenbank ihrer Apple-ID. Die App enthält keine Werbung und kein eigenes Nutzertracking. Nur bewusst ausgelöste Wege geben Daten weiter – etwa ein Export oder die optionale direkte Verbindung zu einem selbst gewählten KI-Anbieter. Bei einer TestFlight-Version verarbeitet Apple außerdem bestimmte Beta-, Nutzungs- und Absturzinformationen.

1. Verantwortlicher

Name

Dominik Breig, GradeGrid (Einzelunternehmen)

Anschrift

Schwabstraße 28, 70197 Stuttgart, Deutschland

E-Mail

datenschutz@gradegrid.de

Verantwortlich sind wir für diese Website und für die Bereitstellung der App. Für die Daten, die eine Lehrkraft in die App einträgt, siehe Abschnitt 2.

2. Wer für die Schülerdaten verantwortlich ist

Das ist der wichtigste Abschnitt dieser Erklärung. Die Kerndaten von Schülerinnen und Schülern werden grundsätzlich auf dem Gerät der Lehrkraft und optional in deren privater iCloud-Datenbank verarbeitet. Wir erhalten sie nicht und betreiben keinen GradeGrid-Dienst, in dem sie zusammenlaufen. Nur wenn die Lehrkraft den heutigen KI-Assistenten bewusst verwendet, können die in Abschnitt 6 beschriebenen Inhalte direkt an den von ihr gewählten Anbieter übertragen werden.

Für dienstlich verarbeitete Schülerdaten ist regelmäßig der schulrechtlich bestimmte Verantwortliche zuständig, zum Beispiel die Schule, der Schulträger oder eine Behörde. Die konkrete Zuständigkeit hängt vom jeweiligen Schulrecht ab. Wer die App dienstlich einsetzt, muss vorher klären, ob und unter welchen Vorgaben das zulässig ist. Anfragen von Eltern oder Schülerinnen und Schülern zu den lokal gespeicherten Daten richten sich an die zuständige Schule beziehungsweise Lehrkraft; wir können auf diese Kerndaten nicht zugreifen.

3. Welche Daten die App verarbeitet

Was die Lehrkraft selbst einträgt, in der Regel:

• Namen von Schülerinnen und Schülern, auf Wunsch Geburtsdatum und Kontaktangaben
• Noten, Punkte, Mitarbeit, Hausaufgaben, Referate
• Anwesenheit und Fehlzeiten
• Beobachtungen, Anmerkungen und Gesprächsnotizen im Freitext
• Stundenplan, Kalender, Sitzplan, Unterrichts- und Jahresplanung
• optional Fotos von Schülerinnen und Schülern, Sprachaufnahmen und abgelegte Dateien

Beobachtungen und Anmerkungen sind Freitextfelder. Was dort steht, entscheidet die Lehrkraft. Sie können besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Artikel 9 DSGVO enthalten, etwa Angaben zur Gesundheit. Wir empfehlen, dort nur festzuhalten, was für den Unterricht tatsächlich gebraucht wird.

4. Wo diese Daten liegen

Auf dem Gerät, in einem geschützten Bereich der App. Ist auf dem Gerät ein iCloud-Konto angemeldet und der Abgleich eingeschaltet, gleicht Apple sie zusätzlich zwischen den Geräten derselben Apple-ID ab, und zwar in der privaten iCloud-Datenbank dieser Apple-ID. Wir haben darauf keinen Zugriff. Für die Verarbeitung bei Apple gilt die Datenschutzerklärung von Apple.

Fotos, Sprachaufnahmen und erzeugte Unterrichtsmaterialien liegen als einzelne Dateien auf dem Gerät. Auf iPhone und iPad sind sie mit der stärksten Schutzklasse des Betriebssystems abgelegt, sie sind also nur bei entsperrtem Gerät lesbar; auf dem Mac gilt der Schutz des Systems selbst, insbesondere die dortige Festplattenverschlüsselung. Über den Geräteabgleich der App werden diese Dateien nicht übertragen. Ein Gerätebackup von Apple oder über einen Computer schließt sie dagegen mit ein (siehe Abschnitt 12).

5. Automatische Verbindungen und TestFlight

GradeGrid enthält keine Werbung, kein eigenes Nutzertracking und keine Registrierung bei uns. Systemverbindungen zu Apple können für den optionalen iCloud-Abgleich und für die Prüfung von App-Store-Käufen entstehen.

Bei Nutzung einer TestFlight-Version verarbeitet Apple automatisch bestimmte Installations-, Geräte-, Nutzungs- und Absturzinformationen und stellt uns einen Teil davon zur Fehleranalyse bereit. Bei einer Einladung per E-Mail können Name und E-Mail-Adresse für uns sichtbar sein; bei Teilnahme über einen öffentlichen Link grundsätzlich nicht. Feedback, Bildschirmfotos und zusätzliche Diagnoseinformationen werden übermittelt, wenn sie über TestFlight gesendet werden. Wir verwenden diese Informationen ausschließlich zur Prüfung und Verbesserung der Beta-Version. Weitere Angaben enthält die TestFlight-Datenschutzinformation von Apple.

Alle übrigen Verbindungen entstehen durch etwas, das die Lehrkraft selbst auslöst: den KI-Assistenten (Abschnitt 6), das Weitergeben von Dokumenten (Abschnitt 9) und den selbst gewählten Ablageordner (Abschnitt 11).

6. Der KI-Assistent

Der Assistent ist ab Werk nicht eingerichtet und für keine Kernfunktion nötig. Noten, Anwesenheit, Stundenplan, Planung und Auswertung laufen vollständig ohne ihn. Vor der ersten Nutzung einer KI-Funktion zeigt die App eine Aufklärung, die ausdrücklich bestätigt werden muss. Diese Bestätigung gilt anschließend geräteweit für alle KI-Funktionen und wird nicht je Funktion erneut abgefragt. Sie lässt sich in den Einstellungen zurücknehmen. Die Bestätigung verhindert unbeabsichtigte Übertragungen; sie ersetzt nicht die gegebenenfalls erforderliche schulische Freigabe oder datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage.

Wer ihn nutzt, wählt selbst einen Anbieter und hinterlegt einen eigenen Zugang. Zur Wahl stehen OpenAI, Google Gemini und OpenRouter, jeweils mit einem eigenen Schlüssel, oder ein selbst betriebener Server, dessen Adresse man einträgt. Ohne diese Angaben gibt es keinen Empfänger, und es wird nichts übertragen.

Was bei einer Anfrage übertragen wird: der eingegebene Text, angehängte Bilder, die letzten Nachrichten des Gesprächs sowie ein Zusammenhang aus der App: heutiges Datum, Klassennamen, Jahrgangsstufe, Fächer, Stundenplan und ein Auszug der Jahresplanung. Für Klassen, zu denen die Frage einen erkennbaren Bezug hat, gehen auch die Namen der Schülerinnen und Schüler mit; für alle anderen Klassen nur deren Anzahl.

Noten, Fehlzeiten, Mitarbeit, Beobachtungen und Notizen sind in diesem Zusammenhang nicht enthalten. Sie können jedoch übertragen werden, wenn die KI im Verlauf der Bearbeitung danach fragt und die Anfrage sie erfordert, etwa bei „Wie steht die 3B in Mathematik". Beobachtungs- und Notiztexte gehen dann im Wortlaut mit. Auf diesem Weg können auch Namen aus Klassen übertragen werden, die im automatisch mitgeschickten Zusammenhang nur als Zahl vorkamen: Die Begrenzung auf die Anzahl gilt für den Zusammenhang, nicht für eine gezielte Nachfrage der KI.

Zwei Einstellungen begrenzen das: „Ohne Schülernamen senden" lässt die Namen aus dem mitgeschickten Zusammenhang weg, und die Pseudonymisierung ersetzt Namen unmittelbar vor dem Versand durch Kürzel und übersetzt die Antwort auf dem Gerät zurück. Beide stehen in den Einstellungen unter „KI-Assistent" und sind zunächst aus; die Pseudonymisierung schaltet sich allerdings von selbst ein, wenn auf einem neu eingerichteten Gerät eine eigene Serveradresse eingetragen wird. Für Text, der auf einem übermittelten Foto zu sehen ist, greift die Pseudonymisierung nicht.

Was der gewählte Anbieter mit den übermittelten Daten macht, wie lange er sie speichert und ob er sie zum Training verwendet, richtet sich nach dessen Bedingungen. Bitte prüfen Sie diese, bevor Sie den Assistenten mit Schülerdaten verwenden.

7. Sprachaufnahmen

Die Aufnahme bleibt auf dem Gerät, geschützt wie in Abschnitt 4 beschrieben. Sie wird nicht über den Geräteabgleich der App übertragen und ist nicht Teil der Sicherungsdatei, wohl aber eines Gerätebackups. Während der Verarbeitung liegt sie kurzzeitig zusätzlich im temporären Ordner der App. Wird eine Sprachnachricht aus dem Verlauf entfernt, wird die zugehörige Tondatei gelöscht; in anderen Fällen, etwa beim Beginnen eines neuen Gesprächs, kann eine Tondatei auf dem Gerät verbleiben, bis die App entfernt wird.

Die Umwandlung in Text läuft nach Möglichkeit direkt auf dem Gerät und offline. Diesen Weg gibt es allerdings erst ab iOS, iPadOS und macOS 26 und nur mit geladenem Sprachmodell. Auf älteren Systemen, bei fehlendem Modell, bei nicht unterstützter Sprache oder wenn die Erkennung scheitert, wird die vollständige Aufnahme an die selbst eingetragene Serveradresse übertragen und dort umgewandelt. Diese Aufnahme kann alles enthalten, was gesprochen wurde. Dasselbe passiert, wenn im Prüffenster ausdrücklich „Nochmal über den Server" gewählt wird oder wenn der Download des Sprachmodells einmal abgelehnt wurde: Dann bleibt der Serverweg eingestellt, bis er in den Einstellungen zurückgenommen wird. Ist keine Serveradresse eingetragen, unterbleibt die Übertragung, und die App sagt das.

Die App zeigt nach jeder Umwandlung an, welcher Weg gegriffen hat.

An OpenAI, Gemini oder OpenRouter geht die Tonaufnahme in keinem Fall, sondern höchstens der daraus entstandene Text, und auch das erst nach einer weiteren Bestätigung.

8. Fotos: zwei verschiedene Dinge

Hier ist eine Unterscheidung wichtig, weil sie zu unterschiedlichen Ergebnissen führt.

Fotos von Schülerinnen und Schülern

Liegen verschlüsselt auf dem Gerät, werden nicht über iCloud abgeglichen und nicht an eine KI übertragen.

Fotos, die zum Einlesen aufgenommen werden

Wer einen Stundenplan, einen Sitzplan oder eine Klassenliste abfotografiert und einlesen lässt, überträgt dieses Bild an den in den Einstellungen gewählten KI-Anbieter. Steht dort ein selbst betriebener Server, geht es an diesen. Klassenlisten enthalten in der Regel Namen. Für Klassenlisten gibt es zwei Wege ohne jede Übertragung: Einfügen aus der Zwischenablage und Einlesen aus einer Datei.

9. Export, Teilen und Drucken

An mehreren Stellen lassen sich Daten bewusst aus der App herausgeben: Notenlisten und Auswertungen als PDF, eine Elternmitteilung mit Namen und Notenstand, eine vollständige Sicherungsdatei sowie einzelne Dateien aus der Ablage. Diese Wege brauchen weder KI noch iCloud.

Was damit geschieht, bestimmt allein die Lehrkraft: Ein geteiltes PDF geht dorthin, wohin sie es schickt. Wir raten dazu, solche Dokumente nur über Wege weiterzugeben, die die Schule für personenbezogene Daten vorsieht, und sie nicht in privaten Nachrichtendiensten abzulegen.

10. Unterrichtsmaterial

Arbeits- und Lösungsblätter werden ausschließlich über den selbst eingetragenen Server erzeugt. Übertragen werden dabei das Thema und der Auftrag, nicht die Klassenliste. Ohne eingetragene Serveradresse steht die Funktion nicht zur Verfügung, und es wird nichts übertragen.

11. Ablageordner

Wird ein eigener Ablageordner gewählt - etwa in iCloud Drive, Dropbox, Google Drive, OneDrive oder auf einem NAS -, legt die App dort ausschließlich Dokumente ab, die ausdrücklich in Auftrag gegeben wurden. Laufende Daten wie Noten und Anwesenheit werden nie als Datei dorthin geschrieben.

Wichtig dabei: Liegt dieser Ordner in einem Speicherdienst, überträgt dessen eigenes Programm die Dateien auf die Server dieses Anbieters. Das ist der Zweck eines solchen Ordners, geschieht aber außerhalb von GradeGrid und richtet sich allein nach den Bedingungen des gewählten Dienstes. Übertragen werden dabei auch die Dateinamen, die Themen oder Klassenbezeichnungen enthalten können. Wer das nicht will, wählt einen Ordner auf dem Gerät oder auf einem selbst betriebenen Speicher.

12. Sicherungen

GradeGrid legt regelmäßig und ohne Zutun eine Sicherung an und erlaubt jederzeit zusätzlich eine vollständige Sicherung von Hand. Das schützt vor Datenverlust, hat aber zwei Folgen, die man kennen sollte:

• Die Sicherungsdatei enthält die eingetragenen Daten einschließlich der Fotos von Schülerinnen und Schülern. Sprachaufnahmen sind nicht enthalten.
• Sie liegt an einem Ort, an den man herankommt, damit man sie weitergeben und wiederherstellen kann: auf iPhone und iPad im GradeGrid-Ordner der Dateien-App, am Mac im Dokumente-Ordner der App. Sie ist eine gewöhnliche Datei: Wer sie weiterreicht, gibt die darin enthaltenen Daten weiter. Wir empfehlen, Sicherungen an einem Ort abzulegen, auf den nur die Lehrkraft Zugriff hat.

Ist auf dem Gerät das iCloud-Backup von Apple eingeschaltet, werden diese Dateien wie andere App-Daten von Apple mitgesichert.

13. Rechtsgrundlagen

Für die Verarbeitung dienstlicher Schülerdaten ergibt sich die Rechtsgrundlage aus dem jeweiligen Landes- und Schulrecht. Zuständig für die Beurteilung ist der schulrechtlich bestimmte Verantwortliche, etwa die Schule, der Schulträger oder die Schulbehörde.

Für eine Übermittlung an einen selbst gewählten KI-Anbieter muss dieser Verantwortliche vorab eine zulässige Rechtsgrundlage und die schulische Freigabe klären. Die Bestätigung in GradeGrid ist eine technische Schutzmaßnahme gegen unbeabsichtigtes Senden, aber keine pauschale Einwilligung der betroffenen Schülerinnen und Schüler.

Für den Betrieb dieser Website: berechtigtes Interesse an einer sicheren Bereitstellung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO.

14. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums kann stattfinden, wenn der KI-Assistent benutzt wird und der selbst gewählte Anbieter dort verarbeitet. Maßgeblich sind der konkrete Anbieter, dessen Vertrag, Verarbeitungsort und Übermittlungsmechanismus. Der schulrechtlich Verantwortliche muss diese Angaben und eine zulässige Grundlage vor der Nutzung prüfen. Wer diesen Datenweg nicht freigibt, kann GradeGrid ohne KI-Assistenten verwenden.

15. Speicherdauer und Löschen

Die Daten bleiben so lange gespeichert, wie die Lehrkraft sie behält. Es gibt keine automatische Löschung durch uns, weil wir keinen Zugriff haben. In der App lassen sich einzelne Einträge, ganze Klassen und ganze Schuljahre löschen; das Entfernen der App vom Gerät löscht alle lokal gespeicherten Daten. In iCloud gespeicherte Daten löscht die Lehrkraft über ihre eigene Apple-ID.

16. Was diese Website verarbeitet

Diese Seite verwendet keine Cookies, kein Tracking, keine Analysewerkzeuge und lädt keine Schriften oder andere Dateien von fremden Servern. Beim Abruf fallen beim Hostinganbieter die üblichen Server-Protokolle an (insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Datei, Statuscode und Browserkennung), die für Betrieb und Sicherheit erforderlich sind. IONOS hält Webhosting- Logdaten abhängig von der Vertragsgeneration und Produktkonfiguration nur begrenzt vor; bei älteren Webhosting-Verträgen laut Anbieter höchstens acht Wochen. Wir verwenden diese Daten nicht für Besucherprofile. Details stehen in den IONOS-Hinweisen zu Logdateien.

Hosting

IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland

17. Support-E-Mails und TestFlight-Anfragen

Wer uns per E-Mail kontaktiert, übermittelt Absenderadresse, Inhalt und freiwillige Anhänge an uns und an die beteiligten E-Mail-Dienstleister. Wir verarbeiten diese Angaben zur Bearbeitung der Anfrage auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b oder f DSGVO. Bei einer TestFlight- Einladung geben wir die dafür erforderliche E-Mail-Adresse an Apple weiter. Bitte keine Schülerdaten oder nicht unkenntlich gemachten Bildschirmfotos mitsenden.

Wir löschen gewöhnliche Support- und TestFlight-Anfragen, sobald sie erledigt sind und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht; spätestens zwölf Monate nach dem letzten Kontakt werden sie erneut auf Erforderlichkeit geprüft.

18. Rechte der betroffenen Personen

Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch nach der DSGVO. Da die in der App eingetragenen Daten ausschließlich bei der jeweiligen Lehrkraft liegen, ist diese die richtige Ansprechperson für Anliegen zu Schülerdaten. Für die Website und die App selbst wenden Sie sich an die oben genannte Adresse.

Beschwerdestellen: in Österreich die Österreichische Datenschutzbehörde, dsb.gv.at; in Deutschland die für den Verantwortlichen zuständige Aufsichtsbehörde, hier der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

19. Änderungen

Ändert sich der Funktionsumfang der App, wird diese Erklärung angepasst. Maßgeblich ist die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand

1. September 2026